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7 Tipps für die E-Mail-Etikette
https://www.cio.de [2018-01-04]
Wer E-Mails schreibt, sollte Groß- und Kleinschreibung beachten und eine prägnante Betreffzeile wählen. Ist ein Telefonat sinnvoller, vermeidet man E-Mails besser.

Wahrscheinlich bekommt jeder von uns täglich mindestens eine E-Mail, die den Gegenbeweis für diese Annahme antritt. Aus diesem Grund hat Careerbuilder Kommunikationsexperten um Tipps für die E-Mail-Etikette gebeten, mit denen sich auch die eigenen E-Mails verbessern lassen.

Was man unbedingt tun sollte

1. Präzise sein: In beruflichen E-Mails sollte man kurz und prägnant über einen Sachverhalt informieren. Manche E-Mail-Programme zeigen erst einmal nur die ersten Zeilen einer E-Mail an. Deshalb sollten die auch alle wichtigen Punkte enthalten. Außerdem sollte man die Betreffzeile auf keinen Fall leer lassen, sondern hier das Thema der Mitteilung klar benennen

2. Doppelte Kontrolle: Der zweite Mail-Tipp von Careerbuilder soll verhindern, dass eine Mail mit Rechtschreibfehlern versendet wird. Vor dem Versenden sollte man noch einmal prüfen, ob sich Rechtschreibfehler in der E-Mail befinden. Wer beim Eintippen des Empfängernamens Auto-Vervollständigen nutzt, sollte hier auch noch einmal kurz kontrollieren, ob der richtige Empfänger eingetragen ist. Autor Sascha Alexander rät auf CIO.de zum richtigen Aufbau einer E-Mail: "Strukturieren Sie Ihr Schreiben (Wichtiges nach vorn, Aufzählungen, kein bunter Themenmix)."

3. Professionell auftreten: E-Mails sollte man immer als professionelle Kommunikationsform betrachten, raten die Experten von Careerbuilder. Das bedeutet: Wörter werden ausgeschrieben, man nutzt korrekte Groß- und Kleinschreibung und verschickt jede geschäftliche E-Mail mit seiner Signatur. Auch auf eine ausgefallene Schriftart sollte man in einer beruflichen Mail lieber verzichten. Zum Thema Form rät Sascha Alexander: "Schreiben Sie Ihre Nachricht als Text statt im HTML-Format und verschicken Sie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch."

Was man in E-Mails auf keinen Fall tun sollte

4. Freundlich sein: Eine E-Mail sollte nie mit einem Befehl sondern immer mit einem persönlichen Gruß beginnen, rät Careerbuilder. Außerdem sollte man darauf achten, wie man etwas schreibt. Viele Ausrufezeichen hinter einer Aussage erwecken den Eindruck, man sei wütend. Die Großschreibung ganzer Wörter zum Beispiel werde vom Leser in der Regel als Schreien interpretiert, erläutert Nicolas Zeitler in einem E-Mail-Knigge auf CIO.de.

 

Was man auf keinen Fall tun sollte

5. Direkten Kontakt vermeiden: In manchen Angelegenheiten ist es einfach effektiver, zum Telefonhörer zu greifen oder kurz bei einem Kollegen im Büro vorbeizugehen anstatt sich hinter dem Rechner zu verschanzen. "Verwenden Sie E-Mail nur dann für die Kommunikation, wenn Sie damit keine Pingpong-Korrespondenz auslösen", rät Sascha Alexander auf CIO.de. Die Careerbuilder-Experten empfehlen: E-Mails eignen sich besser für die Koordination als die Kommunikation.

6. E-Mails verschicken, wenn man wütend ist: Wenn man über etwas verärgert ist, schreibt man schnell Dinge in eine E-Mail, die man jemandem so nie ins Gesicht sagen würde. Careerbuilder rät: Eine Mail sollte man immer erst dann schreiben, wenn man sich beruhigt hat.

7. Das komplette Team CC setzen: Warum sollte man eine E-Mail an 20 Kollegen schicken, wenn nur acht Personen betroffen sind? "Weniger ist oft mehr", schreibt auch Nicolas Zeitler im E-Mail-Knigge. Bevor man unnötig viele Menschen CC setzt, sollte man vielleicht einen Moment darüber nachdenken, wer diese Informationen wirklich benötigt und dann nur diese Personen CC setzen.

 
 
 

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